Uygulama rehberi
Teklif takibi nasıl yapılır? Sorumlu, tarih ve takip düzeni
Bir teklifin gönderilmiş olması, satış sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez. Takip için bir sorumlu, müşterinin beklediği bilgi ve üzerinde anlaşılan bir sonraki görüşme tarihi gerekir. Düzenli teklif takibi, ekibin hangi müşteriye neden döneceğini görünür kılar.
Teklif aşamalarını herkes aynı anlamda kullansın
Başlangıçta az sayıda, açıkça tanımlanmış aşama seçin. Örneğin hazırlanıyor, gönderildi, müşteri değerlendirmesinde, revizyon bekliyor, kazanıldı ve kaybedildi. ‘Bekliyor’ gibi tek bir genel aşama, beklemenin kimden kaynaklandığını gizleyebilir.
Her aşamanın giriş ve çıkış koşulunu yazın. Teklifin müşteriye iletildiği tarih kayıtlı değilse ‘gönderildi’ demek farklı çalışanlar için farklı şeyler ifade edebilir. Revizyonlarda eski sürümü ve değişiklik nedenini koruyun.
Her açık teklif için minimum kayıt
Teklif numarası ve tutarın yanında, işi ilerletecek bağlamı da tutun. Bu bilgiler satış sorumlusu değiştiğinde müşterinin aynı açıklamaları tekrar yapmasını önler.
- Müşteri ve görüşülen ilgili kişi
- Teklif sürümü, gönderim tarihi ve varsa geçerlilik tarihi
- Tekliften sorumlu ekip üyesi
- Müşterinin karar ölçütü veya açık sorusu
- Son görüşmenin kısa özeti
- Sonraki adım, sahibi ve planlanan tarih
‘Müşteriyi ara’ yerine somut bir sonraki adım yazın
Örnek bir takip kaydı şöyle olabilir: ‘Perşembe günü satın alma sorumlusuyla teknik kapsamı doğrula; eksik ölçüleri iste ve revizyon tarihini kararlaştır.’ Bu kayıt, başka bir ekip üyesinin de görüşmeye hazırlanabilmesini sağlar.
Takip sıklığını ürünün karar süresine ve müşteriyle yapılan anlaşmaya göre belirleyin. Her müşteriye aynı aralıkta otomatik mesaj göndermek yerine gecikmenin nedenini görün. Bütçe onayı bekleyen müşteri ile teknik belge bekleyen müşterinin sonraki adımları farklıdır.
Haftalık satış kontrolünde üç listeye bakın
Önce takip tarihi geçmiş açık teklifleri inceleyin. Ardından sorumlusu veya sonraki adımı boş olan kayıtları bulun. Son olarak, aynı aşamada bekleyen tekliflerdeki engelleri konuşun. Kontrol toplantısının çıktısı yalnızca bir durum raporu değil, güncellenmiş görev listesi olmalıdır.
Kazanma oranını hesaplarken hangi dönemde açılan veya kapanan fırsatların sayıldığını belirtin. Açık teklifler ile kesin kaybedilenleri karıştırmak oranı yanıltır. Kaybedilen işlerde nedenleri kısa ve ortak bir listeyle toplamak ürün, fiyatlandırma veya süreç sorunlarını ayırt etmeyi kolaylaştırır.
Otomasyon için doğru başlangıç
İlk otomasyonlar takip tarihi hatırlatması, sahipsiz kayıt uyarısı ve geciken işin yöneticide görünmesi olabilir. Müşteriye fiyat veya teslim sözü veren işlemlerde sorumlu kişinin onayını koruyun.
enCRM’nin teklif ve fırsat yaklaşımı, müşteri geçmişiyle takip görevini aynı iş akışında tutmaya dayanır. Teklif belgeleri, onay adımları ve entegrasyon ihtiyaçları firmanızın satış sürecine göre ayrıca değerlendirilir.