Uygulama rehberi
KOBİ’ler için CRM seçimi: ihtiyaç, kapsam ve maliyet
CRM seçiminin başlangıç noktası, ekibinizin bugün takip etmekte zorlandığı iştir. Talebin kime geldiği, teklifin kimde beklediği ve müşteriyi kimin arayacağı net değilse önce bu akışı tanımlamak gerekir. Böylece bir yazılımı ekran sayısıyla değil, gerçek işinizi ne kadar iyi taşıdığıyla değerlendirebilirsiniz.
Önce tek bir iş akışını tarif edin
Son aldığınız bir müşteri talebini örnek seçin. Talep hangi kanaldan geldi, kim değerlendirdi, teklif nasıl hazırlandı ve takip ne zaman yapıldı? Ekipten gerçek bir örneği anlatmasını isteyin. Yazılı prosedür ile günlük uygulama birbirinden farklı olabilir.
İlk kapsamı bu akışın tamamlanması için gereken bilgilerle sınırlayın. Firma, ilgili kişi, talep özeti, sorumlu, aşama, sonraki adım ve tarih çoğu başlangıç görüşmesinde işe yarayan bir çerçevedir. Sektörünüzün ek gereksinimlerini ayrıca belirleyin.
Hazır ürün, uyarlama veya özel geliştirme
Satış süreciniz yaygın bir düzene uyuyorsa hazır bir ürün hızlı başlangıç sağlayabilir. Temel akış ortak, ancak bazı onaylar veya bağlantılar farklıysa uyarlama değerlendirilebilir. İş akışının kendisi rekabet avantajınızsa özel geliştirme anlamlı olabilir.
Özel geliştirme kararı verirken bakım, güvenlik güncellemeleri, test ve gelecekteki değişikliklerin sorumluluğunu da belirleyin. Yalnızca ilk kurulum bedelini karşılaştırmak, birkaç yıl içindeki toplam maliyeti göstermez.
Demoyu kendi senaryonuzla değerlendirin
Demo görüşmesine anonimleştirilmiş bir müşteri senaryosu götürün. Yeni bir talep açılmasını, sorumlu atanmasını, teklifin takibe alınmasını ve bir ekip arkadaşına devredilmesini isteyin. Her aday çözümde aynı senaryoyu kullanmak karşılaştırmayı kolaylaştırır.
- Sorumlu kişi izinliyken başka biri geçmişi anlayabiliyor mu?
- Her açık işte sonraki adım ve tarih görünüyor mu?
- Kullanıcı yetkileri ekiplerin gerçek sorumluluklarına uyuyor mu?
- Müşteri verileri kullanılabilir bir biçimde dışa aktarılabiliyor mu?
- Geciken teklifler ve bekleyen talepler yönetici tarafından bulunabiliyor mu?
Toplam maliyeti ve teslim kapsamını yazılılaştırın
Lisans, barındırma, kurulum, veri temizliği, aktarım, eğitim ve destek kalemlerini ayrı ayrı sorun. Entegrasyonların hangi sistem ve sürüm için geçerli olduğunu; üçüncü taraf aboneliklerinin teklife dahil olup olmadığını netleştirin.
Örneğin ‘muhasebe entegrasyonu’ tek başına yeterli bir tanım değildir. Hangi kaydın hangi yönde aktarılacağı, güncelleme sıklığı, hata olduğunda kimin müdahale edeceği ve veri sahibinin hangi sistem olduğu belirtilmelidir.
Kararı ölçülebilir kabul kriterleriyle verin
İlk dönemin başarısını giriş yapan kullanıcı sayısından ibaret tutmayın. Sahipsiz işlerin azalması, tekliflerde takip tarihinin bulunması ve devir sırasında bilgi kaybının önlenmesi daha anlamlı göstergelerdir. Başlangıç durumunu ölçün ve pilot sonunda aynı göstergeleri yeniden kontrol edin.
Engin Sistem yaklaşımında önce kritik akış ve sorumlular netleştirilir, ardından enCRM’nin bu ihtiyaca uygunluğu değerlendirilir. Modüller, aktarım ve özel geliştirme kapsamı ihtiyaç analizinde belirlenir; her işletme için aynı kurulum varsayılmaz.